Huishoudelijk Reglement Natuurvrienden-Bergstijgers vzw
A. Algemeen :
Artikel 1:
De Natuurvrienden-Bergstijgers zijn een vzw die de bergsport in al zijn facetten promoot, zoals beschreven in de statuten onder artikel 3.
Artikel 2:
Alle leden, werkende en toegetreden, zijn lid van ATB De Natuurvrienden vzw én FROS Multisport Vlaanderen. ATB De Natuurvrienden vzw is op hun beurt aangesloten bij de Naturefriends Internationale (NFI).
Artikel 3:
Er zijn drie soorten leden :
1) de werkende leden, hierna genoemd leden: zij vormen het bestuursorgaan en beheren de vereniging. Ze zijn lid van de algemene vergadering.
Het minimum aantal is 3. Mandaten voor bestuursfuncties op alle niveaus zijn onverenigbaar met bestuursmandaten bij andere bergsportclubs buiten de Natuurvrienden-Bergstijgers vzw, tenzij ze zijn goedgekeurd door de algemene vergadering.
2) de toegetreden leden: zij genieten van de bedrijvigheid van de vereniging. Het zijn de sportbeoefenaars en de steunende leden. Hun aantal is onbeperkt met een minimum van 5. De toegetreden leden zijn actieve leden met minimum een outdoor- of bergsportverzekering. Steunende leden kunnen niet deelnemen aan sportactiviteiten.
Artikel 4:
Lidmaatschap, van welke aard ook, houdt aanvaarding van de statuten en het huishoudelijk reglement in.
Artikel 5:
Gevallen niet voorzien binnen de statuten of het huishoudelijk reglement worden geregeld door de algemene vergadering.
Artikel 6:
De vereniging ziet erop toe dat de bepalingen van het Vlaams decreet van 27 maart 1991 inzake medisch verantwoorde sportbeoefening worden gevolgd. De aangesloten sportbeoefenaars dienen te voldoen aan het medisch reglement van FROS Multisport Vlaanderen, waarvan de leden automatisch deel uitmaken. De vereniging zorgt ervoor dat zijn leden in een veilige omgeving kunnen sporten, zonder agressie, discriminatie, pesten of seksueel grensoverschrijdend gedrag
Artikel 7:
Een lid kan op elk ogenblik een e-mailadres meedelen om met hem te communiceren. Elke communicatie op dit e-mailadres wordt geacht geldig te zijn gebeurd. De VZW kan dit adres gebruiken tot aan de mededeling door het betrokken lid van een ander e-mailadres of van zijn wens niet meer per e-mail te communiceren.
De leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris, kunnen bij de aanvang van hun mandaat een e-mailadres meedelen om met de VZW te communiceren. Elke communicatie op dit e-mailadres wordt geacht geldig te zijn gebeurd. De VZW kan dit adres gebruiken tot aan de mededeling door de betrokken mandaathouder van een ander e-mailadres of van zijn wens niet meer per e-mail te communiceren.
Het e-mailadres kan in voorkomend geval worden vervangen door een ander gelijkwaardig communicatiemiddel.
Indien de VZW niet over een e-mailadres beschikt, communiceert men per gewone post, die op dezelfde dag verzonden wordt als de communicaties per e-mail.
Artikel 8:
Wij voldoen aan de huidige wetgeving rond GDPR. Deze verklaring kan je nalezen op de website.
B. De Algemene Vergadering en het bestuursorgaan
Artikel 10:
De Algemene Vergadering wordt minsten 2 maal per jaar georganiseerd. De eerste maal na het afsluiten van het vorige boekjaar, de 2e maal in september.
De Algemene Vergadering wordt minsten 2 maal per jaar georganiseerd. De eerste maal na het afsluiten van het vorige boekjaar, de 2e maal in september.
Artikel 11:
Het bestuursorgaan vergadert naargelang de noodzaak. De clubs mogen een waarnemer sturen naar de vergadering van het bestuursorgaan, maar hebben hierin geen stemrecht.
Artikel 12:
De algemene vergadering kan autonoom het huishoudelijk reglement wijzigen.
Artikel 13:
De algemene vergadering is, met uitzondering van de in de statuten gespecifieerde quota, rechtsgeldig samengesteld, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid der aanwezige stemmen en volmachten.
Bestuursleden kunnen een volmacht geven aan een ander bestuurslid naar keuze om hem/haar te vertegenwoordigen. 1 bestuurslid kan evenwel maximaal 2 stemmen uitbrengen, er is dus maximum 1 volmacht per bestuurslid mogelijk.
Leden van de algemene vergadering die drie opeenvolgende vergaderingen zonder reden of verontschuldiging afwezig blijven, zijn ontslagnemend.
Onthoudingen worden meegeteld in de noemer noch teller bij het nemen van deze besluiten.
Artikel 14:
De algemene vergadering bestaat uit minimum 3 leden en wordt gevormd door de bestuursleden en een afvaardiging per club.
Een club heeft maximum vier stemmen. Het aantal stemmen per club wordt berekend op basis van het aantal leden van deze club op volgende wijze: 1-100 leden = 1 stem, 101-250 leden = 2 stemmen, 251-500 leden = 3 stemmen, vanaf 501 leden = 4 stemmen.
Artikel 15:
De bestuursleden worden verkozen door de algemene vergadering voor een periode van 2 jaar.
De bestuursleden krijgen een vast nummer toegewezen: 1 = voorzitter, 2 = ondervoorzitter 1, 3 = secretaris, 4 = penningmeester, 5 = Voorzitter Technisch comité.
Om de 2 jaar is er een verkiezing van het bestuursorgaan. De onpare en pare nummers zijn beurtelings herverkiesbaar. Het bestuur verdeelt de taken van de bestuursleden.
De bestuursleden zijn onbeperkt herverkiesbaar met uitzondering van de voorzitter. Een voorzitter kan maximaal 2 maal herverkozen worden.Bij gebrek aan een geschikte kandidaat, kan het mandaat van de voorzitter jaarlijks verlengd worden door de AV met 4/5de meerderheid der stemmen.
Artikel 16:
Een oproep voor kandidaat bestuursleden moet minstens 1 maand voor de algemene vergadering via de website in een eigen publicatie geschieden.
Zoals bepaald in de statuten (art.4) moeten de kandidaten minimum 2 jaar lid zijn van ATB De Natuurvrienden vzw, de FROS Multisport Vlaanderen en de Natuurvrienden-Bergstijgers vzw. Ze moeten hun wens schriftelijk of via mail meedelen aan het bestuur via bestuur@bergstijgers.org.
Artikel 17:
Een bestuurslid dat door woord of daad nadeel berokkent aan de vereniging kan op voorstel van het bestuur door een algemene of bijzondere algemene vergadering van zijn functie ontheven worden en dit met een twee derde meerderheid der geldige stemmen van de aanwezige leden. De betrokkene dient evenwel vooraf opgeroepen en gehoord te worden. Het bestuur mag, tot de beslissing van de algemene vergadering, het lid schorsen dat zich schuldig zou hebben gemaakt aan een ernstige inbreuk tegenover de vereniging, evenwel na de betrokkene eerst gehoord te hebben.
Een bestuurslid sluit zichzelf automatisch uit bij afwezigheid zonder reden noch verontschuldiging op drie opeenvolgende vergaderingen.
Wanneer het bestuursorgaan meent dat een erelid de vereniging in diskrediet brengt of de goede naam van de vereniging op enigerlei wijze schade berokkent, kan hij de algemene vergadering adviseren de betrokkene het erelidmaatschap te ontnemen. De algemene vergadering beslist hierover bij gewone meerderheid van stemmen.
Artikel 18:
De algemene vergadering bekrachtigt in het begin van elk jaar het bestuursorgaan en tevens zijn functies.
Artikel 19:
De voorzitter leidt alle vergaderingen. Bij diens afwezigheid zit de ondervoorzitter de vergadering voor, bij diens afwezigheid de secretaris en bij diens afwezigheid het oudste bestuurslid.
Bij gelijkopgaande stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Artikel 20 :
De secretaris voert de briefwisseling en regelt de administratie, bereidt de bestuursvergaderingen voor, voert de genomen besluiten of beschikkingen uit, tenzij één of andere bestuurslid daartoe gemandateerd werd en
rapporteert op regelmatige tijdstippen over de werking.
Hij/zij werkt in hoge mate samen met het secretariaat van ATB De Natuurvrienden en FROS Multisport Vlaanderen.
De secretaris zorgt jaarlijks voor de wettelijke publicaties.
Artikel 21:
De penningmeester heeft als taak de inkomsten te innen en te boeken en de uitgaven te verrichten. Alle gelden worden in de boekhouding van de vzw opgenomen. Hij of zij mag een gedeelte van deze taak overdragen aan bestuursleden, maar blijft verantwoordelijk voor de gelden. Hij of zij controleert alle financiële verrichtingen. Hij of zij rapporteert op regelmatige tijdstippen over de toestand en maakt een jaarverslag op van de financiële verrichtingen. Bij het begin van het werkjaar stelt hij/zij het budget voor het nieuwe kalenderjaar voor.
Twee commissarissen, leden van de vzw en aangeduid door de algemene vergadering, zien regelmatig de boekhouding na en geven verslag van hun bevindingen op de algemene vergadering.
Hebben volmacht op alle rekeningen van de vzw : voorzitter, secretaris en penningmeester.
Voor de rekening met het reservekapitaal zijn minimum twee handtekeningen vereist.
Voor belangrijke financiële beslissingen die het bedrag van 1000 euro (index 2002) overschrijden en die niet vooraf via het budgetbeheer werden vastgelegd, is een goedkeuring van de algemene vergadering nodig.
Artikel 22:
De materiaalverantwoordelijke beheert en inventariseert het materiaal. Hij/zij stelt het nodige materiaal ter beschikking aan de verantwoordelijken van de verschillende activiteiten. Hij/zij beheert het materiaalbudget.
Artikel 23:
Het technisch comité, onder leiding van een Voorzitter Technisch Comité, adviseert het bestuur m.b.t. allerhande technische en cursusspecifieke bergsportaangelegenheden. Het hanteert hierbij de gangbare internationale normen.
Het is verantwoordelijk voor de benoeming van de sporttechnische begeleiders van activiteiten en cursussen.
Het comité adviseert tevens over de aankoop, vernieuwing en bestemming van materiaal.
Het Technisch Comité bestaat uit de Voorzitter Technisch Comité en de cursusverantwoordelijke van elke cursus die lopende is of start in het boekjaar.
Het Technisch Comité vergadert minstens tweemaal per jaar.
Artikel 24:
Alle bestuursleden zijn solidair verantwoordelijk voor het beheer en de goede gang van zaken en aanvaarden de democratisch genomen beslissingen. De beslissingen worden gepubliceerd op de website van De Natuurvrienden-Bergstijgers vzw.
Artikel 25:
Van alle vergaderingen wordt een verslag opgemaakt. Een kopie van dit verslag wordt bezorgd aan alle bestuursleden en secretariaten van de club. Dit verslag moet op de eerstvolgende vergadering worden goedgekeurd. Goedgekeurde verslagen zijn ter inzage beschikbaar via info@bergstijgers.org.
Alle administratieve documenten worden in een archief bewaard.
C. Clubs of afdelingsgroepen :
Artikel 26:
Na aanvaarding door de algemene vergadering, kunnen ten allen tijde plaatselijke clubs van de Natuurvrienden-Bergstijgers vzw opgericht worden.
Mits goedkeuring door het bestuursorgaan en mits aanwezigheid van gekwalificeerde lesgevers, begeleiders kunnen zij afzonderlijke activiteiten organiseren.
De activiteiten mogen echter niet samenvallen met de nationale clubweekends en moeten kaderen binnen de doelstellingen van de vzw.
Onder deze voorwaarden bekomen clubs vertegenwoordiging in de algemene vergadering, op de manier beschreven in artikel 12 van dit huishoudelijk reglement.
Artikel 27:
De clubs kunnen voor eigen activiteiten een extra bijdrage vragen; maar mogen geen bijkomend lidgeld vragen.
Artikel 28:
De clubs zijn financieel zelfverzorgend. Zij kunnen steeds beroep doen op gelden van de vzw, in zoverre gelden beschikbaar zijn en te oordelen door de algemene vergadering. Tevens kan de vzw beroep doen op de gelden van de clubs, in zoverre gelden beschikbaar zijn, te oordelen door het clubbestuur.
Artikel 29:
De clubs of afdelingsgroepen zorgen voor een eigen werking en zijn hiervoor verantwoordelijk. Hun bestuur brengt regelmatig verslag uit aan de algemene vergadering.
De nationale activiteiten worden beurtelings georganiseerd door de verschillende clubs.
Deelname aan deze activiteiten wordt steeds gepromoot. Er worden geen eigen clubactiviteiten georganiseerd als nationale clubweekends plaatsvinden.
Artikel 30:
Bij ontbinding van een club worden de voorhanden zijnde financiële middelen en specifieke materialen van de club overgedragen aan de vzw.
Artikel 31:
Dit Huishoudelijk reglement vervangt het vorige, zoals deze gewijzigd werden en die hierbij opgegeven worden.
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 Januari 2023.